Voimisteluseura Helsinki - VSH ry:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:
Voimisteluseura Helsinki - VSH ry
Y-tunnus: 1483344-1
Osoite: Jauhokuja 3 00920 Helsinki
Sähköposti: vsh.toimisto@gmail.com
Yhteyshenkilö:

​

Rekisterin nimi:
Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus:
Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä voimistelun parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.
Rekisterissä käsitellään Voimisteluseura Helsingin jäsenien ja entisten jäsenien sekä Voimisteluliiton toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden sekä kunniajäsenten henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien ylläpito

• Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen)

• Koulutustiedot

• Lisenssien ja vakuutusten osto

• Vakuutustietojen siirtäminen vakuutusyhtiölle

• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu

• Sähköinen jäsenviestintä (Hoikaan rekisteröityneenä käyttäjä on oikeutettu saamaan Voimisteluliiton ja Voimisteluseura Helsingin toimintaan liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa)

• Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

• Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)

• Laskutus

• Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen.

​

​

Käsiteltävät henkilötiedot:
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (osallistujalistat ja kulkulupalistat)

• rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus

• demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli

• lisenssitiedot (sisältää henkilötunnuksen) ja mahdolliset vakuutustiedot

• mahdolliset luvat ja suostumukset, kuten suoramarkkinointisuostumus

• jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta

• mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu/tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuvaus (kisa-asu ja seura-asu tilaukset sekä kilpailuihin osallistumistiedot).

• Jäsenrekisterissä alle 18-vuotiaiden osalta rekisterissä on myös huoltajan nimi ja sähköposti.

​

​

Säännönmukaiset tietolähteet:
Jäsenrekisterin tiedot kerätään henkilön rekisteröityessä ensimmäistä kertaa järjestelmään. Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Erityistapauksissa Voimisteluseura Helsinki voi muokata rekisterin tietoja rekisteröityneen suostumuksella.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Kulkuluvat toimitiloihin:

  • Rekisteröityneen henkilön tai huoltajan nimi sekä puhelin numero toimitiloihin pääsyn mahdollistamiseksi.

• Kilpailut ja leirit:

  • Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun/leirille ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten. Kansainvälisiin kilpailuihin osallistumisen vaativiin kolmannen osapuolen järjestelmiin

• Vakuutusyhtiö:

  • Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen lisenssin yhteydessä

• Koulutuksen, tapahtuman, leirin yms. järjestäminen:

  • Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, kuten majoituksen järjestäjät.

• Markkinointi ja viestintä:

  • Markkinointi- ja viestintätoimistot: Rekisteröityneen yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite) niiden rekisteröityjien osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.

• Laskutus ja taloushallinto:

  • Rekisteröityneen laskutustiedot laskutusta varten.

• Viranomaiset:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

​

​

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

​

Henkilötietojen säilytysaika:
Säilytämme rekisteröityneen tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa ”Rekisterin käyttötarkoitus” määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja määräysten mukaisesti.

​

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

​

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Kolmansien osapuolien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus ja heillä on oikeus käyttää rekisteristä luovutettuja tietojaan ainoastaan sopimuksessa mainittuihin asioihin. Sopimuksen päätyttyä kolmannen osapuolen on poistettava saamansa materiaali asianmukaisesti ja viipymättä.
 

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);

• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Voimisteluseura Helsingin oikeutettu etu;

• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

​

​

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimisteluseura Helsinki - VSH ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimisteluseura Helsinki - VSH ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

​

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen:
Voimisteluseura Helsinki - VSH ry
Hallitus
Jauhokuja 3
00920 Helsinki

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 7.12.2021